ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

Une assemblée générale (AG) est le rassemblement de l’ensemble des membres de votre club ainsi que des administrateurs du CA dans le but de prendre des décisions sur des sujets donnés, comme l’achat d’équipement et l’embauche d’un nouvel employé. Généralement annuelles, les AG permettent à vos administrateurs d’informer les membres et à ceux-ci de voter sur des modifications du fonctionnement de votre OSBL. Les procédures à suivre énumérées si dessous sont une version abrégée du Code Morin.

TYPES D’ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

ORDINAIRE

  • Une AG qui comporte tous les points habituels d’un ordre du jour.

EXTRAORDINAIRE

  • Une AG qui ne comporte que les points pour lesquels elle a été expressément convoquée.
  • Une AG extraordinaire n’est pas nécessairement une séance d’urgence.

UN COMITÉ PLÉNIER

  • Une AG qui étudie une question, comme un comité, en vue de formuler une ou plusieurs propositions lui permettant de disposer d’un point à l’ordre du jour.

DÉROULEMENT TYPIQUE D’UNE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

AVANT L’ASSEMBLÉE

La convocation d’une AG doit être envoyée généralement 5 jours à l’avance et contenir l’ordre du jour ainsi que tous les documents nécessaires (au plus tard 48 heures avant l’AG).

 

AVANT LE DÉBUT DE L’ASSEMBLÉE

  1. Il doit y avoir une vérification du droit de présence. Les invités n’ont pas le droit de vote, ils n’ont que les droits accordés par l’assemblée (c.-à-d. parole, questions et observation).
  2. Il doit y avoir une vérification du quorum, le nombre minimum de membres pour que l’AG puisse procéder valablement délibérer. Si le quorum n’est plus, l’AG se termine à l’instant, mais ce qui a été décidé demeure valide.
  3. Il doit y avoir une nomination d’un membre à la présidence de l’AG, s’il n’y en a pas de désigné.

 

LA PRÉSIDENCE DE L’ASSEMBLÉE :

  • Procède à l’ouverture de l’AG puis la dirige et l’anime
  • Appelle les points de l’ordre du jour
  • Distribue les droits de parole aux intervenants :
    • Qui n’est jamais intervenue dans le débat en cours (ils ont la priorité)
    • Qui est déjà intervenue
  • Décide de la recevabilité des propositions et des questions
  • Énonce clairement les propositions soumises à l’AG
  • Appelle le vote et proclame le résultat
  • Dois être impartial, sauf s’il y a égalité dans un vote (elle doit décider si la proposition est acceptée ou non)
  • Ne peut intervenir dans le débat (ni soumettre, ni appuyer, ni défendre, ni combattre une proposition)
  • Décide des règlements
  • Veille au maintien de l’ordre et au respect des règlements
  • Applique les sanctions prévues chaque fois qu’elle le juge nécessaire :
    • Ordre de retirer certaines paroles
    • Avertissement
    • Suspension du droit de parole pour une durée limitée
    • Ordre de quitter la salle
    • Expulsion par la force

Si le nombre de membres est très restreint ou si la présidence est assurée par un membre-votant, on tolère qu’elle exprime son opinion et intervienne sur le fond du débat, voire qu’elle présente ou appuie une proposition sans quitter la présidence.

Si la présidence a un droit de vote, elle peut choisir de ne pas exercer ce droit.

Si la présidence veut intervenir à titre de membre de l’AG, elle doit abandonner la présidence et être momentanément remplacée par un autre participant.

 

DÉBUT DE L’ASSEMBLÉE

1.Nomination d’un secrétaire

  • Le secrétaire doit dresser le procès-verbal.

2.Présentation de l’ordre du jour

  • L’ordre du jour est créé par le président, le secrétaire ou un comité exécutif.
  • Les affaires reportées, dont l’étude n’a pas été terminée à la dernière AG, ont priorité sur les affaires nouvelles.
  • Lorsque présentée par le comité exécutif, la proposition de l’ordre du jour ne nécessite pas un appuyeur.

3.Adoption de l’ordre du jour

  • L’ordre du jour doit être tel que présenté dans la convocation.
  • La modification de l’ordre du jour nécessite la majorité des votes.

4.Adoption du procès-verbal

  • Aucune proposition ne peut être reçue à ce point.
  • Le procès-verbal rend compte des propositions dûment acceptées/appuyées par le président.
  • Le procès-verbal ne peut revenir sur une AG passée, mais peut demander l’inscription d’un point ou d’une motion.
  • Le procès-verbal n’est pas un « verbatim » de l’AG et ne peut être adopté que par les membres présents lors de la réunion dont il traite.

5.Affaires en découlant du procès-verbal (s’il y a lieu)

6.Période d’informations (s’il y a lieu)

7.Période de questions (s’il y a lieu)

8.Affaires reportées (s’il y a lieu)

9.Affaires nouvelles

  • C’est l’appel du premier point.

10.Appel du deuxième point

11.Appel du troisième point

12.Appel des autres points

  • Chaque point doit être appelé dans l’ordre et un à la fois.

13.Varia (c.-à-d. les affaires diverses)

14.Levée et clôture de l’assemblée

 

PENDANT L’ASSEMBLÉE

  • Une AG ne peut délibérer que si elle est saisie d’une proposition, sinon, l’AG doit se transformer en comité plénier en vue de la formulation d’une proposition ou passer à la considération du point suivant.
  • La présidence juge de la recevabilité d’une proposition selon sa pertinence, et pour être reçue par l’AG, une proposition doit avoir un appuyeur (un membre-votant) ainsi que le proposeur.
  • L’identification des personnes qui proposent et appuient doit faire partie de la proposition

 

PROPOSITIONS

Une proposition est un énoncé qui permet à l’AG de prendre une décision. L’AG se prononce par le biais de propositions qui sont habituellement composées d’une série de considérants suivie d’une proposition proprement dite. Les considérants présentent ce qui est la cause d’une proposition ou les arguments en faveur d’une proposition.

EXEMPLE DE PROPOSITIONS

« Considérant l’aspect crucial de nos prochaines décisions pour l’avenir de notre OSBL, je propose que nous utilisions les procédures d’assemblée connues sous le nom de Code Morin. »

 

TYPES DE PROPOSITIONS

PROPOSITION ORDINAIRE

Une proposition liée spécifiquement à un point à l’ordre du jour. Il y a quatre types de propositions ordinaires.

1.Proposition principale

  • Une proposition appuyée concernant la question débattue, qui devient la propriété de l’AG et elle seule peut décider de la proposition.

2.Proposition d’amendement

  • Une proposition d’amendement d’une proposition principale qui est recevable même si elle change la nature d’une proposition principale du moment qu’elle ne s’éloigne pas du sujet.

3.Proposition de sous-amendement

  • Une proposition de modification de la proposition d’amendement. Il s’agit d’ajouter ou de retrancher pour amender l’amendement.

4.Annulation ou reconsidération d’un vote

  • Une proposition qui nécessite un avis de motion généralement à l’AG précédente et au plus tard au début de l’AG, avant de passer à l’ordre du jour. On ne peut donner qu’un seul avis de motion sur une même question au cours de l’AG.

 

PROPOSITION DILATOIRE

Une proposition qui a pour effet d’éviter ou d’empêcher la discussion, de remettre le débat à plus tard ou d’y mettre fin.

 

PROPOSITION INCIDENTE

Une proposition liée à l’étude d’autres propositions. Elle sert à arrêter ou définir les modalités de discussion ou de vote et suspend le débat sur la proposition principale.

 

PROPOSITION PRIVILÉGIÉE

Une proposition qui concerne directement ou indirectement les droits de l’assemblée ou de ses membres et est prioritaire sur les autres propositions en raison de son importance/urgence.

 

RETRAIT D’UNE PROPOSITION

Le membre qui a fait une proposition peut la retirer en tout temps, avant le vote. Comme une proposition est la propriété de l’AG, il faut le consentement de l’appuyeur et le consentement unanime de l’AG.

 

RÉSOLUTION

Une proposition sur laquelle l’assemblée s’est prononcée par vote (c.-à-d. adoptée, modifiée, rejetée ou renvoi à un comité).

 

AVIS DE MOTION

Une proposition privilégiée qui vise à annuler une décision antérieure ou reconsidérer un vote. L’avis de motion doit avoir été annoncé et inscrit au procès-verbal de l’AG précédente, il ne nécessite pas d’être appuyé et ne peut être amendé. Le membre qui a donné l’avis de motion doit faire une proposition à l’AG suivante. L’avis de motion doit faire l’objet d’un vote sur le bienfondé de la reconsidération de la décision avant qu’autre chose soit proposé en remplacement.

 

QUESTION DE PRIVILÈGE

Invoquée lorsque la réputation d’une personne, de l’AG ou de l’OSBL est attaquée. Peut être invoquée en tout temps sauf lorsqu’un vote est en cours ou lorsque quelqu’un d’autre à la parole. Dans le cas d’urgence, c’est la présidence qui décide d’accepter ou non une proposition.

 

ORDRE DE PRIORITÉ DES PROPOSITIONS

  1. Une proposition privilégiée a priorité sur toute autre catégorie de propositions.
  2. Une proposition incidente qui affecte le contenu ou la forme des délibérations a priorité sur une proposition dilatoire et ordinaire.
  3. Une proposition dilatoire a priorité sur une proposition ordinaire.
  4. À l’intérieur d’une catégorie, une proposition de rang supérieur a priorité.
  5. Un sous-amendement a priorité sur un amendement
  6. Un amendement a priorité sur une proposition principale. 

PROCESSUS DU VOTE

INFORMATIONS GÉNÉRALES

  • Aucune proposition ne peut être reçue durant un vote.
  • Un vote ne peut être posé que si cinq membres ont pris part au débat.
  • Tout membre peut faire enregistrer sa dissidence avant la fin ou l’ajournement de l’AG.
  • Un vote, par défaut, se tient toujours à main levée, sauf s’il concerne un membre. Dans ce cas, on procède à un scrutin secret.
  • À l’appel d’un vote, aucune proposition ne peut être faite sauf pour demander un vote par appel nominal ou par scrutin secret.
  • Un vote peut être demandé par un membre qui n’est pas proposeur, appuyeur ou par un membre n’ayant pas pris part au débat.
  • Le secrétaire enregistre tous les noms et les votes.

INFORMATIONS SPÉCIFIQUES

  1. La présidencevérifie si quelqu’un demande un vote lorsqu’il n’y a plus un intervenant, si personne ne demande le vote, la résolution est adoptée à l’unanimité.
  2. La présidenceinforme l’AG du nombre d’intervenants sur la liste et invite le proposeur à retirer sa demande de vote, avant de demander s’il y a un appuyeur.
  3. Si le proposeur ne retire pas sa demande de vote, la présidencedemande à l’AG si elle est prête à voter. Cette question préalable ne permet pas d’interrompre une personne qui a la parole.
  4. Les deux tiers des membres doivent être prêts à voter sans plus de discussion.
  5. Si la question préalable est rejetée, l’AG doit attendre qu’au moins cinq membres aient pris la parole depuis son rejet, avant de reposer la question.
  6. Un membre qui a proposé ou appuyé la question préalable ne pourra plus ni la proposer ni l’appuyer au cours d’un même débat.
  7. Si la question préalable est acceptée, une proposition est mise au vote sans plus de discussion.
  8. La présidence utilise l’appel nominal afin que chacun des membres de l’AG exprime publiquement s’ils sont POUR, CONTRE ou en ABSTENTION.

RÉSUMÉ DU PROCESSUS DE PRISE DE DÉCISION

  1. Une personne fait une proposition clairement formulée.
  2. Une autre personne appuie cette proposition.
  3. La proposition est inscrite au procès-verbal.
  4. Le secrétaire fait la lecture à l’AG de la proposition.
  5. Il y a un débat.
  6. Le secrétaire fait la relecture à l’AG de la proposition avant le vote si le débat se prolonge.
  7. La question préalable est posée (est-ce que l’assemblée est prête à voter ?).
  8. Il y a un vote.