Registre financier

 

Les registres financiers de votre OSBL doivent permettre à Revenu Québec (RQ) et l’Agence du revenu du Canada (ARC) de vérifier toutes vos dépenses ainsi que vos revenus, y compris tous les dons reçus. Vos registres doivent être étayés par des pièces justificatives (c.-à-d. factures, reçus, chèques débités, contrats de travail, rapports de dépenses, bons de commande, etc.) qui permettent de vérifier les écritures qui y ont été réalisées. Vos registres doivent être tenus en français ou en anglais.

 

COMPTE BANCAIRE

Votre OSBL doit détenir un compte bancaire et tout l’argent reçu doit y être déposé. Choisissez un compte pour lequel vous recevrez un relevé et un retour de chèques chaque mois.

Votre CA doit adopter une motion pour autoriser l’ouverture d’un compte bancaire et pour désigner des signataires autorisés, souvent le président, le trésorier et/ou le directeur général. La majorité des banques fournissent un exemple d’une motion de ce type.

Les signataires autorisés sont les seules personnes à pouvoir signer des chèques. Il est judicieux de faire signer les chèques par deux signataires autorisés et comme tous les signataires ne sont pas disponibles en permanence, il est fortement recommandé d’en désigner plus que deux. 

 

APPURER VOTRE COMPTE EN BANQUE

Toutes vos transactions sont enregistrées dans vos livres de comptes et dans les registres de votre banque, mais elles sont souvent enregistrées à des moments différents, ce qui peut produire une différence dans leurs soldes. C’est en apurant vos comptes qu’il est possible de s’assurer que tout est en règle et que votre solde exact apparaît dans vos livres de comptes.

Plus précisément, il arrive que votre banque commette des erreurs lorsqu’elle vous envoie votre relevé de compte mensuel. L’analyse de ces relevés, qui font apparaître vos dépôts et vos retraits effectués selon ses registres, et l’apurement de votre compte en banque révéleront ces erreurs. L’apurement devrait être effectué chaque mois, puisque la majorité des banques n’autorisent pas la contestation de leur registre au-delà d’une certaine période. Ceci devrait être réalisé par une autre personne que celle qui émet les chèques et/ou encaisse les dépôts en espèces.

 

ENREGISTRER VOS DÉPÔTS

Votre banque vous remettra des relevés de dépôt à utiliser pour déposer l’argent que vous recevrez dans votre compte. Vous remplissez un relevé par dépôt et le remettez à votre banque avec les différents éléments à déposer. 

 

REGISTRE DES COTISATIONS DES MEMBRES ET DES SUBVENTIONS GOUVERNEMENTALES

COTISATIONS

Les frais d’adhésion ou de cotisations de vos membres peuvent être une source de financement très fréquente pour votre OSBL et vous devez conserver des registres sur tous vos membres cotisants. Ces registres doivent contenir les renseignements suivants :

  • Montants versés
  • Date des versements
  • Catégories d’adhésion (s’il y a lieu)
  • Nom, adresse et coordonnées de vos membres
  • Date d’expiration des adhésions (si leur durée est limitée)

 

SUBVENTIONS GOUVERNEMENTALES

Votre OSBL peut également percevoir des fonds sous forme de subventions gouvernementales. Une subvention gouvernementale exige de suivre toutes vos dépenses qu’elle sert à financer avec une grande précision. Vos dépenses peuvent être suivies et récapitulées différemment selon les conditions fixées lors de l’attribution de la subvention. Généralement, cette tâche peut être exécutée par votre OSBL dans le cadre du grand livre général, mais la légitimité de chaque dépense figurant au grand livre général doit être attestée par des pièces justificatives.

 

FACTURATION DES BIENS OU DES SERVICES 

Votre OSBL peut facturer des frais d’adhésion et des cotisations à vos membres ou facturer vos produits ainsi que vos services à vos clients. Vous devez conserver un registre de toutes les factures émises et y noter tous les montants encaissés.

 

ENREGISTRER LES DÉPENSES

Vos versements peuvent être effectués par chèque ou en espèces. Le montant des versements en espèces, appelés petite caisse, devrait être très minime. Vos versements d’un montant important ou vos versements répétés doivent toujours être effectués par chèque.

 

SORTIES DE PETITE CAISSE

Il est indispensable de conserver un registre pour chaque sortie de petite caisse, normalement dans un tableur séparé. Veillez à conserver toutes les pièces nécessaires pour justifier les sommes remises en espèces (c.-à-d. facture, coupon de dépense ou reçu de caisse). Vos registres des sorties de petite caisse doivent être apurés chaque mois.

 

REGISTRE DES DÉPENSES

Des registres détaillés de tous vos versements doivent être conservés dans un journal des décaissements ou dans un programme comptable électronique. De plus, si vous émettez des chèques manuellement, n’oubliez pas de remplir complètement le talon de chaque chèque.

 

GRAND LIVRE GÉNÉRAL

Le grand livre général est le livre central du système comptable de votre OSBL, chaque transaction (c.-à-d. achat, versement, don, transaction en espèces) est passée en écriture dans celui-ci.

 

MISE EN PLACE D’UN PLAN DE COMPTES

La mise en place d’un grand livre général commence toujours par la mise en place d’un plan de comptes (c.-à-d. la liste de tous les comptes du grand livre général). Il existe de nombreuses méthodes de mise en place d’un plan de comptes, mais il est important que votre OSBL choisisse celle qui sera la plus efficace dans votre situation. Le plan de comptes devrait être suffisamment souple pour être développé par la suite, tout en restant facile à utiliser et à comprendre.

 

MISE EN PLACE ET MISE À JOUR DU GRAND LIVRE GÉNÉRAL

Votre grand livre général doit être mis à jour une fois par mois. Cette opération consiste à enregistrer toute l’activité comptable pertinente pour chaque compte dans la page correspondante du grand livre général. Toutes vos rentrées de fonds relatives à un compte sont tirées de votre journal des encaissements et toutes vos dépenses relatives à un compte sont tirées de votre journal des décaissements.

 

SYNTHÈSE DU GRAND LIVRE GÉNÉRAL

Votre grand livre général contient les informations qui servent à préparer vos rapports financiers. Afin d’être plus faciles à utiliser et pour vérifier l’exactitude de votre grand livre général, ces informations sont récapitulées dans une balance de vérification, qui récapitule le solde de clôture de chaque compte du grand livre général. L’exactitude mathématique de votre grand livre général se confirme en totalisant ces informations dans deux colonnes et en vérifiant que leurs totaux sont égaux.

Si ce n’est pas le cas, il est indispensable de reprendre le grand livre général et de découvrir l’erreur à l’origine de ce déséquilibre. Quand le grand livre général est équilibré, les informations contenues dans la balance de vérification sont résumées dans les états financiers et dans les autres rapports.

 

ÉTATS FINANCIERS

Le terme états financier sert en principe à désigner les documents suivants :

 

  • L’état des flux de trésorerie
  • Notes accompagnant les états financiers
  • L’état de la situation financière (ou bilan)
  • L’état des recettes et des dépenses (ou état des résultats)

 

Cette présentation des états financiers est très brève, adressez-vous à un comptable professionnel agréé qui aidera votre OSBL à mettre en place ces états financiers. La rigueur de la comptabilité et des contrôles internes est si importante. De plus, la qualité des états financiers dépend de la qualité des informations recueillies tout au long de l’année.

 

ÉTAT DES RÉSULTATS

Appelé parfois l’état des résultats d’exploitation ou l’état des recettes et des dépenses, ce rapport fait apparaître le montant des revenus gagnés pendant habituellement une année et le montant des dépenses engagées pendant la même période. La différence entre ces deux montants est l’excédent (c.-à-d. profit) ou le déficit (c.-à-d. perte) pour cette période.

 

BILAN

Ce rapport fait apparaître tous les éléments d’actif, toutes les dettes et les fonds propres de votre OSBL à un moment donné, en principe à la fin d’un mois ou d’un exercice fiscal.

  • L’actif est ce que votre OSBL possède ou ce qui lui est dû. Il se répartit entre l’actif à court terme ou actif courant, dont la conversion en espèces ou l’utilisation est prévue dans un an au plus et l’actif à long terme, qui sera converti en espèces ou utilisé dans plus d’un an.
  • Le passif est le montant des dettes de votre OSBL envers d’autres organismes ou des particuliers. Le passif à court terme ou dettes à court terme est le montant des dettes qui viennent à échéance dans un an. Le passif à long terme est le montant de celles que votre OSBL remboursera dans plus d’un an.
  • L’actif net est ce qui reste après avoir soustrait le passif de l’actif.

 

ÉTAT DES FLUX DE TRÉSORERIE

L’état des flux de trésorerie fait apparaître les rentrées et les sorties de fonds de votre OSBL pendant l’exercice fiscal. Il fait apparaître les recettes et les dépenses, ainsi que les autres rentrées de fonds de votre OSBL et ses sorties de fonds. Vous n’êtes pas tenu de préparer un état des flux de trésorerie, si les mêmes informations apparaissent déjà de façon claire ailleurs dans les états financiers.

 

MISE EN PLACE D’ÉTATS FINANCIERS

Votre OSBL devrait mettre en place des états financiers et classer les informations de ses redditions de comptes dans des catégories qui feront apparaître les informations les plus utiles aux destinataires des états financiers. Votre OSBL doit :

  • Préparer des états financiers appliquant les principes comptables généralement retenus
  • Classer les informations contenues dans les états financiers en catégories pertinentes
  • Veiller à classer chaque montant important dans une catégorie séparée
  • Employer un langage simple et clair et éviter le jargon