Créer un club de sauvetage

Le nom choisi doit respecter les règles applicables aux noms d’entreprises au Québec. Une vérification au registre des entreprises permet également de repérer les noms déjà utilisés.

La réservation d’un nom auprès du Registraire des entreprises est facultative et entraîne des frais. Consulter les règles applicables au nom d’une entreprise

La constitution d’un OSBL québécois s’effectue auprès du Registraire des entreprises à l’aide du formulaire Demande de constitution en personne morale sans but lucratif (RE-303).

La demande permet notamment d’indiquer :

  Le nom et les coordonnées des personnes requérantes;
  Le siège de l’organisme;
  Les premiers membres du conseil d’administration;
  Les objets, soit les principaux buts poursuivis par l’organisme;
  Les autres renseignements requis pour la constitution.

Une déclaration sous serment et le paiement des droits applicables doivent également accompagner la demande.

Consulter la démarche officielle et le formulaire RE-303

Les objets précisent la raison d’être de l’OSBL et les fins pour lesquelles il est constitué. Pour un club de sauvetage sportif, ils peuvent notamment porter sur la promotion du sport amateur, le développement de la pratique sportive et la poursuite de l’excellence.

Les objets devraient être suffisamment précis pour définir la mission de l’organisme, tout en demeurant assez généraux pour permettre son évolution.

Lorsque la demande est acceptée, le Registraire des entreprises délivre les lettres patentes, constitue officiellement la personne morale et lui attribue un numéro d’entreprise du Québec (NEQ).

Une déclaration initiale doit ensuite être produite. Elle est gratuite lorsqu’elle est déposée dans les 60 jours suivant l’immatriculation.

En savoir plus sur la constitution d’une personne morale sans but lucratif

Le conseil d’administration veille à la bonne gouvernance du club et à la réalisation de sa mission. Ses responsabilités peuvent notamment comprendre :

  Veiller au respect de la mission, des règlements et des obligations légales de l’organisme;
  Établir les orientations et les priorités du club;
  Assurer une gestion financière responsable;
  Adopter les politiques et les règles nécessaires au fonctionnement du club;
  Superviser la gestion des ressources humaines, matérielles et financières;
  Informer les membres des décisions et des activités de l’organisme.

Les membres du CA doivent agir dans les limites des pouvoirs qui leur sont conférés et dans l’intérêt de l’organisme.

Selon la structure et les règlements généraux du club, certaines responsabilités peuvent être confiées à des membres du conseil.

Présidence
Assure la coordination des travaux du CA et peut notamment présider les réunions et les assemblées ainsi que représenter officiellement l’organisme.

Vice-présidence
Soutient la présidence et peut en assumer les responsabilités en cas d’absence ou d’incapacité.

Trésorerie
Veille au suivi de la situation financière de l’organisme et à la présentation de l’information financière au conseil.

Secrétariat
Veille notamment à la tenue des procès-verbaux, des registres et des documents administratifs du conseil.

Ces fonctions peuvent varier selon les règlements généraux et les besoins de chaque organisme. Une même personne peut également cumuler une fonction au sein du CA, comme la présidence, la vice-présidence, le secrétariat ou la trésorerie.

La fonction d’administrateur·rice comporte des responsabilités. Les décisions doivent être prises avec prudence, diligence, honnêteté et loyauté, dans l’intérêt de l’organisme.

Une attention particulière doit également être portée aux conflits d’intérêts, à la gestion des ressources et au respect des obligations légales et réglementaires.

Les responsabilités précises du CA et de ses membres devraient être clairement définies dans les règlements généraux et les politiques du club.

Consulter l’information du Gouvernement du Québec sur les personnes morales sans but lucratif

Les règlements généraux peuvent notamment préciser :

  Les catégories de membres, leurs droits et leurs responsabilités;
  Les conditions d’admission, de retrait ou de suspension des membres;
  La composition, les pouvoirs et le fonctionnement du conseil d’administration;
  Les fonctions des membres de la direction;
  Les règles entourant les assemblées des membres et du conseil d’administration;
  Les modalités de convocation, de quorum et de vote;
  L’exercice financier et certaines responsabilités liées à la gestion financière;
  Les règles relatives aux conflits d’intérêts;
  La procédure permettant de modifier les règlements généraux.

La Loi sur les compagnies permet notamment aux règlements d’encadrer le nombre d’administrateur.rices, les fonctions de la direction, les assemblées, le quorum et différentes règles concernant la conduite des affaires de l’organisme.

Les règlements peuvent être adoptés par le conseil d’administration. Sauf exception prévue par la loi, ils doivent ensuite être soumis aux membres pour ratification. Un règlement qui n’est pas ratifié cesse d’être en vigueur à compter de l’assemblée où il est rejeté.

Les règlements devraient également être révisés périodiquement afin de demeurer adaptés à l’évolution du club et de ses activités.

Un modèle pour démarrer
Un modèle peut faciliter la rédaction des premiers règlements généraux, mais il doit être adapté à la structure, aux activités et aux besoins propres à chaque club.

Outil d’Éducaloi - Que contiennent les règlements généraux d’un OSBL?

LégisQuébec - Loi sur les compagnies

Un OSBL constitué au Québec doit tenir une assemblée générale annuelle. Les modalités entourant sa tenue, notamment la période, le lieu, la convocation et le quorum, doivent respecter les lettres patentes, les règlements généraux et les dispositions légales applicables.

L’AGA permet notamment de :
  Présenter le bilan des activités du club;
  Présenter les états financiers aux membres;
  Élire les membres du conseil d’administration, lorsque requis;
  Ratifier certaines décisions ou modifications aux règlements généraux;
  Traiter les questions relevant des membres.

Avant l’assemblée
Une bonne préparation facilite le déroulement de l’assemblée. L’avis de convocation doit être transmis aux membres selon les modalités prévues par les règlements généraux.
Un ordre du jour devrait également être préparé afin d’identifier clairement les sujets qui seront abordés. Les états financiers et les autres documents devant être présentés aux membres doivent être préparés à l’avance.

Pendant l’assemblée
Avant de prendre des décisions, la présence du quorum prévu aux règlements généraux doit être vérifiée.
Une personne assure la présidence de l’assemblée afin d’en faciliter le déroulement, tandis qu’une autre personne est responsable de consigner les décisions dans un procès-verbal.
Les droits de vote et les règles entourant l’adoption des décisions dépendent notamment des catégories de membres et des dispositions prévues aux règlements généraux.

Après l’assemblée
Le procès-verbal constitue la trace officielle des décisions prises lors de l’assemblée. Une fois signé conformément aux règles applicables, il doit être conservé dans les livres et registres de l’organisme.

Les décisions adoptées doivent ensuite être mises en œuvre par le conseil d’administration ou les personnes responsables.

Une assemblée extraordinaire peut être convoquée lorsqu’une décision relevant des membres doit être prise entre deux assemblées annuelles.

Contrairement à l’AGA, elle porte généralement sur les sujets précis indiqués dans l’avis de convocation. Les règles applicables doivent être vérifiées dans les règlements généraux du club.

Une assemblée peut également se tenir en mode virtuel ou hybride lorsque les lettres patentes et les règlements généraux ne l’interdisent pas et que les moyens technologiques permettent aux personnes participantes de communiquer adéquatement entre elles.

Toutes les transactions financières du club doivent être consignées de façon claire et appuyées par des pièces justificatives.

Les documents à conserver peuvent notamment comprendre :
  Les relevés bancaires;
  Les factures et reçus;
  Les preuves de paiement et de dépôt;
  Les contrats et bons de commande;
  Les registres de paie, s’il y a lieu;
  Les renseignements relatifs aux cotisations et aux autres revenus;
  Les documents liés aux subventions et à leur utilisation;
  Les états financiers.

Les registres peuvent être conservés sur papier ou sous forme électronique, pourvu qu’ils demeurent accessibles, lisibles et suffisamment détaillés.

Les cotisations des membres, inscriptions, subventions, activités de financement et autres revenus doivent être enregistrés.

Les dépenses doivent également être documentées et accompagnées des pièces justificatives appropriées. Une attention particulière doit être accordée aux subventions, puisque les dépenses admissibles et les exigences de reddition de comptes peuvent varier selon chaque programme.

Une conciliation régulière des transactions avec les relevés bancaires permet de repérer rapidement les erreurs ou les écarts.

Le conseil d’administration devrait déterminer clairement les personnes autorisées à effectuer ou à approuver les transactions financières.

Des mécanismes de contrôle peuvent notamment être prévus pour :
  L’autorisation des dépenses;
  Les paiements et remboursements;
  L’accès aux comptes bancaires;
  La gestion des cartes de paiement;
  La conciliation bancaire;
  La présentation périodique de l’information financière au conseil d’administration.

Ces règles peuvent être intégrées aux règlements généraux ou à une politique de gestion financière propre au club.

De façon générale, Revenu Québec exige que les registres et pièces justificatives nécessaires à l’application des lois fiscales soient conservés pendant six ans après la dernière année à laquelle ils se rapportent. L’ARC prévoit également généralement une période de conservation de six ans pour les documents fiscaux concernés. Certaines catégories de documents peuvent toutefois être assujetties à des règles différentes.

 Revenu Québec - Tenue et conservation des registres
Agence du revenu du Canada - Tenue de registres

L’affiliation d’un club donne accès à une couverture d’assurance prévue pour les clubs affiliés en règle, notamment une protection pour les administrateur·rices et dirigeant·es.

Les protections, exclusions et conditions applicables peuvent varier selon la police en vigueur. Les documents d’assurance transmis pour la saison constituent la référence pour connaître l’étendue exacte de la couverture.

Une protection peut également être offerte pour certains biens appartenant au club, notamment le matériel utilisé pour les entraînements et les compétitions : mannequins, palmes, aquaplanes, pagaies, surf skis et matériel informatique.

Un inventaire à jour des biens et de leur valeur de remplacement facilite l’évaluation des besoins d’assurance.

Une attention particulière doit être portée au matériel emprunté ou loué, aux biens entreposés à différentes adresses et au matériel transporté, puisque des conditions particulières peuvent s’appliquer.

Les besoins d’un club peuvent évoluer avec l’achat de matériel, l’organisation de nouvelles activités ou l’utilisation de nouveaux lieux.

Au début de chaque saison, une vérification des protections permet notamment de confirmer :
  Les activités couvertes;
  Les personnes et fonctions couvertes;
  Les biens assurés et leur valeur;
  Les lieux où le matériel est entreposé;
  Les exclusions, franchises et limites applicables.

Les conditions prévues dans les documents d’assurance en vigueur doivent toujours être consultées avant de présumer qu’une activité, une personne ou un bien est couvert.

L’affiliation à la Société de sauvetage est valide pour la saison sportive, actuellement du 1er septembre au 31 août. Les nouveaux clubs doivent notamment transmettre leur numéro d’entreprise du Québec (NEQ) à la Société de sauvetage.

Consulter l’information sur l’affiliation des clubs

Les cotisations des membres et les frais d’inscription aux activités constituent généralement une source importante de revenus.

Le montant demandé devrait tenir compte des dépenses du club tout en favorisant l’accessibilité au sauvetage sportif. Un budget annuel permet d’établir les besoins financiers et de déterminer une tarification adaptée aux activités offertes.

Différents programmes gouvernementaux, municipaux, sportifs et communautaires peuvent soutenir les activités d'un organisme sans but lucratif. Les critères d’admissibilité, les dépenses reconnues et les échéances varient d’un programme à l’autre.

Les municipalités peuvent notamment offrir différentes formes de soutien aux OSBL œuvrant dans des domaines comme les loisirs, les activités communautaires et les parcs.

Avant de déposer une demande, il est important de vérifier :
  L’admissibilité du club et du projet;
  Les objectifs du programme;
  Les dépenses admissibles;
  La contribution financière exigée, s’il y a lieu;
  Les documents à fournir;
  Les échéances;
  Les exigences de reddition de comptes.

Chaque demande devrait être adaptée au programme et démontrer clairement les retombées du projet.

Consulter les programmes et services du gouvernement du Québec
Consulter les subventions et possibilités de financement du gouvernement du Canada

Les entreprises et organisations de la communauté peuvent contribuer au développement d’un club sous forme de soutien financier, de biens ou de services.

Une proposition de partenariat devrait présenter clairement le club, ses activités, son public, le projet à soutenir et les possibilités de visibilité ou de reconnaissance offertes au partenaire.

Le soutien peut prendre différentes formes : contribution financière, prêt d’équipement, accès à une installation, transport, alimentation, services professionnels ou matériel.

Une commandite n’est pas nécessairement un don. Lorsqu’une entreprise reçoit un avantage en contrepartie de sa contribution, par exemple de la visibilité promotionnelle, la nature de la transaction doit être considérée dans la comptabilité du club.

Des activités ponctuelles peuvent compléter les revenus du club et contribuer à mobiliser les membres et la communauté.

Selon les ressources disponibles, différentes initiatives peuvent être envisagées : campagnes de financement, ventes, événements-bénéfice, collectes de contenants consignés ou autres activités organisées par le club.

Avant de lancer une activité, les coûts, les ressources nécessaires et les revenus potentiels devraient être évalués afin de déterminer si l’effort demandé est réellement avantageux.

L’organisation d’une compétition ou d’une activité sportive peut générer des revenus grâce aux inscriptions, tout en contribuant au développement et au rayonnement du sauvetage sportif.

La rentabilité n’est toutefois pas garantie. Les coûts liés à la location des installations, à l’équipement, aux personnes officielles, à la sécurité, aux assurances et à l’organisation doivent être considérés dans le budget de l’événement.

Les exigences de la Société de sauvetage applicables à l’organisation et à l’homologation des compétitions doivent également être respectées.

Une campagne de sociofinancement peut permettre de mobiliser la communauté autour d’un projet précis, par exemple l’achat d’équipement, la participation à une compétition ou le développement d’une nouvelle activité.

Une campagne efficace présente clairement l’objectif, le montant recherché, l'utilisation prévue des sommes et les retombées attendues.

Les frais de plateforme, les modalités de versement et les obligations administratives ou fiscales devraient être vérifiés avant le lancement de la campagne.

La recherche de financement devrait faire partie de la planification annuelle du club plutôt que de répondre uniquement à des besoins ponctuels.

Un budget annuel permet notamment d’anticiper les dépenses importantes, de fixer des objectifs de financement et de déterminer les sources de revenus nécessaires.

La diversification demeure une bonne pratique : cotisations, subventions, partenariats et activités de financement peuvent se compléter afin de soutenir les activités du club.

Le sauvetage sportif gagne à être expérimenté. Des activités d’initiation permettent de faire découvrir les épreuves, l’entraînement et l’esprit d’équipe dans un contexte accessible.

Différentes initiatives peuvent être organisées :
  Activités d’initiation ou journées portes ouvertes;
  Séances d’essai;
  Démonstrations lors d’événements aquatiques ou communautaires;
  Présence lors d’activités municipales ou sportives;
  Initiations en piscine ou à la plage.

Ces activités permettent également de présenter le fonctionnement du club, les horaires, les coûts et les possibilités de progression.

Le recrutement ne se termine pas au moment de l’inscription. Une expérience d’accueil positive favorise l’intégration et peut contribuer à l’engagement à plus long terme.

Une nouvelle personne devrait pouvoir comprendre rapidement le fonctionnement du club, rencontrer les personnes responsables de l’encadrement et participer à des entraînements adaptés à son expérience.

Des groupes ou parcours adaptés aux différents niveaux permettent également de rendre le sauvetage sportif accessible aux personnes qui découvrent la discipline.

La croissance du nombre d’athlètes doit demeurer compatible avec la capacité d’accueil du club : disponibilité des installations, équipement, nombre de personnes participantes et ressources d’encadrement.

Les personnes qui agissent comme entraîneur.e lors des entraînements et des compétitions homologuées doivent notamment détenir l’accréditation requise par la Société de sauvetage. Celle-ci est valide pour la saison sportive, du 1er septembre au 31 août. Des exigences concernant la vérification des antécédents judiciaires s’appliquent également.

Les premières expériences au sein d’un club ou d’une compétition peuvent avoir une grande influence sur la volonté de poursuivre l’implication.

Dès l’arrivée d’une nouvelle personne bénévole ou officiel.le, il est important de présenter clairement :
  Le rôle et les responsabilités;
  Le déroulement des activités ou des compétitions;
  Les personnes-ressources;
  Les outils et les formations disponibles;
  Les possibilités de progression et d’implication.

Une intégration progressive permet de développer la confiance et de mieux comprendre le fonctionnement du sauvetage sportif.

L’accompagnement par des personnes d’expérience facilite l’apprentissage et permet de développer les compétences dans un environnement positif.

Pour les nouvelles personnes officiel.les, un système de mentorat peut notamment permettre d’échanger avec un.e officiel.le d’expérience avant ou après une compétition, de revenir sur certaines situations et de mieux comprendre les décisions prises.

La rétroaction devrait être constructive, respectueuse et axée sur le développement des compétences.

L’engagement peut évoluer avec l’expérience. Offrir des occasions d’apprentissage et de nouvelles responsabilités permet aux bénévoles et aux officiel.les de poursuivre leur développement.

Cela peut notamment passer par :
  Des formations et activités de perfectionnement;
  L’accompagnement vers différents niveaux de certification;
  De nouvelles responsabilités au sein du club ou des compétitions;
  La participation à des comités ou à l’organisation d’activités;
  Des occasions de mentorat auprès de nouvelles personnes.

L’objectif est de permettre à chaque personne de trouver une forme d’implication correspondant à ses intérêts, à ses compétences et à ses disponibilités.

Les conditions dans lesquelles les bénévoles exercent leurs fonctions contribuent directement à leur expérience.

Une bonne planification permet notamment de prévoir des horaires réalistes, des pauses suffisantes, des repas ou collations lorsque nécessaire et l’information requise pour accomplir les tâches confiées.

Il est également important de créer des espaces permettant d’exprimer des commentaires, des besoins ou des préoccupations.

La reconnaissance ne devrait pas être réservée à la fin de la saison. Un remerciement, une rétroaction positive ou la reconnaissance d’un travail bien accompli peuvent contribuer au sentiment d’appartenance.

La reconnaissance peut prendre différentes formes : mise en valeur lors d’un événement, message de remerciement, reconnaissance des années d’implication, nomination à un prix ou simplement attention portée au travail accompli.

L’important est qu’elle soit sincère, régulière et adaptée à la contribution de chaque personne.

Avant de procéder aux achats, quelques éléments permettent de déterminer les priorités :

  Les volets et les épreuves pratiqués par le club;
  Le nombre et l’âge des athlètes;
  L’équipement déjà disponible dans les installations d’entraînement;
  Les exigences applicables en compétition;
  Les possibilités de prêt ou de partage avec d’autres clubs;
  Le budget disponible.

L’achat de matériel neuf n’est pas toujours nécessaire. Le prêt, le partage entre clubs et l’achat d’équipement usagé peuvent permettre de réduire les coûts, particulièrement lors du démarrage d’un club.

Pour du matériel usagé, l’état, la sécurité et la conformité de l’équipement devraient être vérifiés avant son utilisation.

Du matériel destiné au sauvetage sportif et aux activités aquatiques est notamment offert par Aquam et autres fournisseurs.

La liste ci-dessous présente les principaux équipements utilisés en sauvetage sportif afin d’aider les clubs à planifier leurs besoins et leurs achats.

Selon les volets pratiqués, les entraînements peuvent se dérouler en piscine ou en plage. Une entente doit être établie avec le gestionnaire de l’installation ou du site afin de prévoir les périodes d’entraînement et les conditions d’utilisation.

Avant de confirmer un lieu, certains éléments devraient être vérifiés :
  La disponibilité et le coût des plages horaires;
  Les dimensions, la profondeur et les caractéristiques de l’installation;
  L’accès à l’équipement nécessaire aux entraînements;
  Les espaces disponibles pour entreposer le matériel;
  Les règles et exigences de sécurité du site;
  Les possibilités d’organiser des activités ou des compétitions.

Il peut être avantageux de communiquer avec une municipalité, un centre aquatique, un établissement d’enseignement ou un gestionnaire de site aquatique afin d’évaluer les possibilités de partenariat.

Un club doit également pouvoir compter sur des entraîneur.es qualifié.es pour planifier et encadrer les entraînements. Le nombre de personnes nécessaires varie notamment selon le nombre et l’âge des athlètes, les activités pratiquées et les caractéristiques de l’installation.

Selon la structure du club, d’autres personnes peuvent également contribuer à son fonctionnement : gestion administrative, coordination, organisation des compétitions, communications, financement et soutien aux activités.

Le recrutement de bénévoles et d’officiel.les devrait aussi être prévu dès les premières étapes. Leur implication devient particulièrement importante lorsque le club commence à participer à des compétitions.

Le développement de relations avec les installations aquatiques, les municipalités, les écoles et les organismes sportifs de la communauté peut faciliter l’accès aux installations, le recrutement et le développement du club.